Zarządzenie Nr 92/23 Starosty Świeckiego z dnia 21 listopada 2023 r. w sprawie przyjęcia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm. ^[1]) zarządzam, co następuje:

 

CZĘŚĆ I

Postanowienia ogólne

 

    § 1.  Ilekroć w Instrukcji obiegu i  kontroli  dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest mowa o :

1) budżecie jednostki – oznacza to: budżet powiatu i  budżet starostwa powiatowego;

2) kierowniku jednostki – oznacza to: Starostę Świeckiego, Wicestarostę Świeckiego;

3) księgowym – oznacza to: skarbnika powiatu, głównego księgowego budżetu Powiatu Świeckiego.

 

    § 2.  Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane następującymi odrębnymi przepisami wewnętrznymi w:

1)  polityce rachunkowości Starostwa Powiatowego w Świeciu;

3)  instrukcji inwentaryzacyjnej w  Starostwie Powiatowym w Świeciu;

4)  instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu;

5) instrukcji w sprawie sposobu zagospodarowania zbędnych i zużytych składników majątkowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu;

6)  instrukcji o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

7) instrukcji w sprawie zasad prowadzenia rozliczeń podatku od towarów i usług w Powiecie Świeckim i w jednostkach budżetowych objętych centralizacją VAT z dniem 1 stycznia 2017 roku;

8) instrukcji w sprawie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego;

9) instrukcji w sprawie ustalenia procedury i zasad ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu;

10) instrukcji w sprawie przyjmowania wpłat przy użyciu kart płatniczych w Powiatowym Zespole do spraw Orzekania o Niepełnosprawności;

11) regulaminie zamówień publicznych;

12) polityce bezpieczeństwa dla Starostwa Powiatowego w Świeciu;

13) umowie o prowadzenie pracowniczego planu kapitałowego;

14) umowie ramowej o świadczenie usługi płatniczej przekazu pieniężnego ( opłatomat );

15) procedurze określającej zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych w Starostwie Powiatowym w Świeciu.

 

 

CZĘŚĆ II

Dowody księgowe – zagadnienia ogólne

 

    § 3.1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.

2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych, albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi – w postaci: wpłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania, naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych).

4.  Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

 

    § 4.1.  Dowody księgowe, zwane dalej „dowodami źródłowymi”, dzieli się na trzy grupy:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

2. Zgodnie z art. 20 ust.3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które

 muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące - „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych – sprostowania zapisów lub stornowań;

3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, np. faktury „pro forma”;

4) rozliczeniowe - „polecenie księgowania” ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg itp.).

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacje. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT).

4. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

5. W jednostce nie stosuje się jednolitych wzorów druków i formularzy, muszą one jedynie zawierać dane zgodne z art.21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w zakresie faktur VAT, faktur VAT korygujących i not korygujących faktury VAT- dane określone ustawą o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniami ministra właściwego do spraw publicznych.

 

CZĘŚĆ III

Dowody księgowe – zagadnienia szczegółowe

 

    § 5.1.  Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

1) zawierać określenie rodzaju dowodu;

2) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem) lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu;

3) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości co jest napisane;

4) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem;

5) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje;

6) zawierać autentyczne podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty;

7) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych, która musi być ciągła; bezpośrednio przyporządkowana chronologii (wg kolejnych dat), wg przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych – numerację dowodów księgowych zapewnia system przetwarzania danych  - Finanse Premium;

8) w przypadku zbiorczych dowodów księgowych, sporządzonych na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wymienione;

9) być pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywań;

10) korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym – obcym może być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem;

11) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i podpisem osoby upoważnionej do tej czynności: z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczby: nie można jednak poprawiać pojedynczych liter lub cyfr;

12) sporządzanie faktury VAT i faktur korygujących musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy;

13) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane;

14) zawierać dane, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

 

    § 6.1.  Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu);

2) określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy);

3) opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe – określoną także w jednostkach naturalnych (tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach „VAT”- wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną data – także datę sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej również datę otrzymania zaliczki;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub przyjęto składniki majątkowe, (faktura VAT nie musi zawierać podpisów wystawcy i odbiorcy, co wynika z prawa bilansowego i ustawy o podatku od towarów i usług, z wyjątkiem faktury korygującej, której odbiór musi być potwierdzony przez odbiorcę – data i podpis odbiorcy);

6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie polityki rachunkowości);

7) numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód);

8) dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, a wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie chyba, że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przyjęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

3. Dowody księgowe muszą być:

1) rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;

2) kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w  ust. 1;

3) ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, tzn. co najmniej na dwóch kontach, po przeciwnych stronach tych kont.

4. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jak zapisano wyżej w  § 5  ust. 1  pkt 10 i 11 .

5. Błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku faktury VAT koryguje się przez wystawienie faktury korygującej, a błędy dotyczące danych identyfikacyjnych kontrahenta koryguje się przez wystawienie noty korygującej.

6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać liter lub cyfr.

 

    § 7.  W jednostce występują następujące rodzaje dowodów księgowych:

1) dowody księgowe bankowe;

a) bankowe dowody wpłaty i wypłaty,

b) polecenie przelewu,

c) nota bankowa memoriałowa,

d) wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych,

2) dowody księgowe z tytułu przyjmowania wpłat przy użyciu kart płatniczych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności;

a) wydruk potwierdzenia zapłaty z terminala płatniczego z każdego dnia,

b) rejestr z przyjętych wpłat bezgotówkowych przy użyciu kart płatniczych,

3) dowody księgowe dotyczące wypłaty wynagrodzeń;

a) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – oryginał,

b) lista wypłat wynagrodzeń z umów zlecenie, z umów o dzieło – oryginał,

c) lista wynagrodzeń za czas choroby – oryginał,

d) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych – oryginał,

e) rachunek za wykonaną pracę zleconą – oryginał.

4) dowody księgowe dotyczące majątku trwałego;

a) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),

b) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol MT),

c) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),

d) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał,

e) przekwalifikowanie środka trwałego w używaniu na środek trwały – oryginał

f) likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),

g) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,

h) przyjęcie obcego środka trwałego w użyczenie – oryginał ( symbol BT),

i) przekazanie środka trwałego w użyczenie – kopia ( symbol UT),

j) sprzedaż środka trwałego – kopia ( symbol ST),

k) oddanie środka trwałego do naprawy – oryginał ( symbol NT),

l) wydanie środka trwałego – oryginał ( symbol WT),

ł) polecenie księgowania umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego – oryginał,

m) protokół szkód środka trwałego – oryginał,

n) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

o) przyjęcie pozostałego środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OW),

p) likwidacja pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał(symbol LW),

r) zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał.

5) dowody księgowe rozliczeniowe;

a) polecenie księgowania (PK) – oryginał,

b) nota memoriałowa bankowa – oryginał,

c) zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń (PK) – oryginał,

d) zestawienie przeksięgowań miesięcznych (PK) – oryginał,

e) zestawienie przeksięgowań rocznych (PK) – oryginał,

f) faktura VAT ( w przypadku sprzedaży towarów lub usług) – kopia,

g) faktura VAT (w  przypadku zakupu towarów lub usług) – oryginał,

h) nota korygująca fakturę VAT – oryginał,

i) rachunek,

7) dowody księgowe pozostałe;

a) wewnętrzna faktura VAT – oryginał,

b) czasowy dowód zastępczy (faktura pro-forma) – oryginał, każdorazowo wypisywany, zawierający dane według potrzeb jego sporządzenia,

c) paragon, pokwitowanie opłaty za znaki skarbowe,

d) zestawienie zadekretowanych operacji księgowych na podstawie wyciągu bankowego sporządzonego przez bank (WB) – oryginał,

e) dokumenty obliczenia opłaty ( z tytułu opłat geodezyjnych) sporządzone w systemie komputerowym „Ewid 2000” każdego dnia, ujęte w „zestawieniu dokumentów obliczenia opłaty według wybranych kryteriów”. 

 

    § 8.1. Dokumenty wymienione w § 7 pkt 5 lit. a - e sporządza Wydział Finansowy na bieżąco na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych, z zastrzeżeniem dokumentów wymienionych od lit. f – i, które są również wypełniane przez pracowników poszczególnych wydziałów merytorycznych, w których zostały dokonane czynności sprzedaży.

2. Dokumenty wymienione w § 7 pkt 5 lit. e sporządza Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w programie Ewid.

3. Dopuszcza się sporządzanie dokumentów wymienionych  w § 7 pkt 5 w programach komputerowych pod warunkiem, że spełniają one wymogi określone w przepisach prawnych.

 

    § 9.1. Przelewy z tytułu obciążenia rachunków bankowych Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz rachunków bankowych Powiatu Świeckiego w zakresie realizacji projektów sporządzane są na podstawie oryginału dokumentu podlegającego zapłacie.

3. Przelewy sporządzane są przez pracowników Wydziału Finansowego komputerowo w systemie bankowym, które po podpisaniu przez upoważnione osoby zgodnie z kartą wzorów podpisu są przesyłane do banku.

4. Po zrealizowaniu przelewu przez bank jednostka otrzymuje potwierdzenie w wyciągu bankowym.

 

    § 10.1. Nota bankowa memoriałowa dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub potwierdzenie w formie zapisu sporządzonego przez bank w wyciągu bankowym (wydruk komputerowy).

2. Pracownik Wydziału Finansowego (wg zakresu czynności) sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką, a bankiem).

 

    § 11.1.  Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych, otrzymany z banku w postaci wydruków komputerowych, sprawdza pracownik Wydziału Finansowego (wg zakresu czynności) z załączonymi do nich dokumentami.

2. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku finansującego.

 

    § 12.1. Umowa lokaty terminowej musi być podpisana przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku, z którym zawarto umowę lokaty terminowej.

2. Oryginał wyciągu bankowego z rachunku lokaty terminowej jest sporządzony przez bank w formie wydruku komputerowego.

3.  Pracownik Wydziału Finansowego (wg zakresu czynności) sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową oraz po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z naliczoną umową (wzory i symbole dowodów określają banki).

 

    § 13. Występują następujące rodzaje druków ścisłego zarachowania:

1) arkusze spisu z natury – numerowane ręcznie i komputerowo dla inwentaryzowanych składników majątkowych o wartości przekraczającej kwotę 1.000,00 zł;

2) karta drogowa;

3) dowód rejestracyjny;

4) świadectwo kwalifikacji;

4) pozwolenie czasowe;

6) znaki legalizacji;

7) prawo jazdy;

8) tablice rejestracyjne.

 

    § 14.  Druki ścisłego zarachowania wymienione w § 13  ewidencjonuje się w następujący sposób:

1) ewidencja druków spisu z natury, które wypełniane są ręcznie po uprzednim ich ponumerowaniu prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania przez głównego księgowego;

2) ewidencja druków spisu z natury, które wygenerowane są i ponumerowane w systemie komputerowym „Majątek Web” prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania przez głównego księgowego;

3) ewidencja druków ścisłego zarachowania wymienionych w § 13 pkt 2 prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania przez upoważnionego pracownika Wydziału Organizacyjnego wg zakresu czynności;

4) ewidencja druków ścisłego zarachowania wymienionych w § 13 pkt 3 - 8 prowadzona jest w księgach druków ścisłego zarachowania przez upoważnionego pracownika Wydziału Komunikacji i Dróg wg zakresu czynności.

 

    § 15.  Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania należy przeprowadzić na koniec każdego roku kalendarzowego.

 

    § 16.1.  Zakup materiałów biurowych dokumentuje się na podstawie faktury, którą ewidencjonuje się bezpośrednio w koszty zakupu.

2. Do celów analizy zużycia materiałów i kontroli wewnętrznej przyjęcie zakupu materiałów i ich rozchód prowadzi się w programie komputerowym „Magazyn”.

 

    § 17.1.  Przyjęcie materiałów ( Pz) stanowi dokument przyjęcia materiałów biurowych od dostawcy z zewnątrz.

2. Dowodu Pz nie drukuje się i nie dołącza się do faktury. Sporządzany jest przez  upoważnionego pracownika Wydziału Organizacyjnego wg zakresu czynności.

 

    § 18.1.  Wydanie materiałów (Rw) jest potwierdzeniem pobrania materiałów biurowych do celów służbowych wg złożonego zapotrzebowania przez kierownika właściwego wydziału merytorycznego Starostwa.

2. Dokument ten wystawia się w jednym egzemplarzu z przeznaczeniem dla wystawcy dokumentu ( pozostaje w Wydziale Organizacyjnym).

 

    § 19.1.  Dowodem księgowym dotyczącym rozliczenia kosztów podróży jest rachunek rozliczenia kosztów podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w Wydziale Organizacyjnym u pracownika właściwego merytorycznie – wg zakresu czynności, zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego” zaopatrzony w podpis osoby delegującej –Sekretarza, albo Wicestarosty, albo  Starosty.

3. W poleceniu wyjazdu służbowego należy określić: miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.

4. Miejscem rozpoczęcia podróży służbowej oraz zakończenia podróży służbowej z powrotem może być miejscowość, w której zamieszkuje pracownik.

5.  Ponadto należy również określić środek transportu jakim ma być odbyta podróż służbowa (np. PKS, PKP czy też samolotem).

6.  Wymienione w ust. 3 - 5 elementy treści polecenia wyjazdu służbowego pracownik jest obowiązany uzgodnić z Sekretarzem, albo Wicestarostą, albo Starostą  przed odbyciem podróży służbowej.

7. Zezwolenie na odbycie przez pracownika podróży samochodem własnym może wydać Sekretarz, albo Starosta, albo Wicestarosta. na podstawie umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Zezwolenie na odbycie przez pracownika podróży służbowej samochodem służbowym wydaje się na podstawie Zarządzenia Starosty Świeckiego w sprawie ustalenia zasad korzystania ze służbowych samochodów osobowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu.

8. Rozliczenie kosztów podróży samochodem niestanowiącym własności pracodawcy przez pracowników Wydziału Komunikacji i Dróg wykonujących czynności służbowe w Zamiejscowych Punktach Wydziału Komunikacji i Dróg następuje na podstawie złożonego oświadczenia o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu wraz z wykazem jazd lokalnych w zakresie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych na wzorze stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.  

 

    § 20.  Prowadzi się następującą dokumentację w zakresie transportu ( dla rozliczenia samochodów służbowych ):

1) karta drogowa;

2)  miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych;

3) miesięczne zestawienie kart drogowych;

4)  protokół szkody w transporcie.

 

    § 21.1.  Karta drogowa wystawiana jest dla kierowcy samochodów służbowych przez pracownika Wydziału Organizacyjnego właściwego merytorycznie – wg zakresu czynności w jednym egzemplarzu.

2. Wydaną kartę drogową ewidencjonuje się w rejestrze.

3. Po wykorzystaniu karty, przed wydaniem nowej karty drogowej, otrzymujący kartę dokonuje jej rozliczenia i zwrotu rozliczającemu.

 

    § 22.1 Miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych dla samochodów służbowych prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego właściwy merytorycznie wg zakresu czynności.

2. Decyzje w sprawie przepałów i oszczędności dla samochodów służbowych podejmuje kierownik jednostki.

3. Oryginał decyzji przechowywany jest w Wydziale Organizacyjnym, a kopię otrzymuje osoba odpowiedzialna za samochód.

 

    § 23.1. Protokół szkody w transporcie sporządza osoba każdorazowo wyznaczona przez kierownika jednostki.

2. Oryginał protokołu wraz z decyzją kierownika jednostki o sposobie rozliczenia szkody przekazywany jest do Wydziału Finansowego,  pierwsza kopia przechowywana jest łącznie z kartami drogowymi i miesięcznym zestawieniem, drugą kopię otrzymuje osoba bezpośrednio uczestnicząca w powstaniu szkody.

 

    § 24. Faktury VAT na zakup paliwa winny być opisane z powołaniem numeru karty drogowej.

 

    § 25.  W Jednostce występują następujące rodzaje dowodów księgowych w zakresie ruchu majątku trwałego:

1) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT);

2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol MT);

3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT);

4) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał;

5) przekwalifikowanie środka trwałego w używaniu na środek trwały – oryginał;

6) likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT);

7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał;

8) przyjęcie obcego środka trwałego w użyczenie – oryginał ( symbol BT);

9) przekazanie środka trwałego w użyczenie – kopia ( symbol UT);

10) sprzedaż środka trwałego – kopia ( symbol ST);

11) polecenie księgowania umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego – oryginał;

12)  protokół szkód środka trwałego – oryginał;

13) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał;

14)  przyjęcie pozostałego środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OW);

15)  likwidacja pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał(symbol LW);

16)  zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał.

 

    § 26.1.  W jednostce występują następujące dokumenty inwentaryzacyjne:

1) zarządzenie Starosty Świeckiego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji  w Starostwie Powiatowym w Świeciu;   

2)  plan inwentaryzacji;  

3) oświadczenie o uzgodnieniu ewidencji prowadzonej w inwentaryzowanym polu spisowym;

4)  arkusz spisu z natury;                                                      

5)  oświadczenia wstępne;

6)  oświadczenia końcowe;                                                                                                    

7)  sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury;   

8)  zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;     

9)  protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych;  

10) protokół weryfikacji salda konta 011 „Środki trwałe; 

11) protokół weryfikacji salda konta 020 „wartości niematerialne i prawne”;

12) protokół weryfikacji salda konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe udziały”;

13) protokół weryfikacji salda konta 080 „Inwestycje rozpoczęte”;

14) protokół z inwentaryzacji aktywów i pasywów z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji;

15) oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie w kasie – dotyczy pracowników przyjmujących wpłaty bezgotówkowe w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności;

16) potwierdzenie zgodności sald należności.

2. Zasady przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja inwentaryzacyjna.

 

    § 27.1.  W jednostce występują następujące dokumenty likwidacji składników majątkowych:

1) zarządzenie Starosty Świeckiego w sprawie przeprowadzenia likwidacji składników majątkowych  w Starostwie Powiatowym w Świeciu;    

2) wniosek o likwidację składników majątkowych;  

3) protokół z przeglądu i dokonanej oceny przydatności składników majątkowych zgłoszonych do likwidacji;

4) protokół określający sposób zagospodarowania zbędnych i zużytych składników majątkowych zgłoszonych do likwidacji;

5) protokół zniszczenia;

6)  protokół przekazania do utylizacji.                                                                                                 

2. Zasady przeprowadzenia i rozliczenia likwidacji reguluje odrębna instrukcja w sprawie sposobu zagospodarowania zbędnych i zużytych składników majątkowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu.

 

    § 28.1.  W celu ustalania wysokości opłat geodezyjnych upoważniony pracownik Wydziału Geodezji wystawia i podpisuje „dokument obliczenia opłaty” w jednym egzemplarzu dla wnioskodawcy.

2. Na podstawie sporządzonych w danym dniu dokumentów obliczenia opłat pracownik Wydziału Finansowego według zakresu czynności generuje z programu Ewid „zestawienie dokumentów obliczenia opłaty według wybranych kryteriów” za każdy dzień.

3. Dane wyszczególnione w zestawieniu określonym w ust. 2 ( numer, data dokumentu obliczenia opłaty oraz kwota do zapłaty )  wprowadzane są przez pracownika Wydziału Finansowego wg zakresu czynności do ewidencji księgowej według nazwy kontrahenta oraz według klasyfikacji budżetowej.

 

 

CZĘŚĆ IV

Zasady obiegu dowodów księgowych

 

    § 29.1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi Wydziałami Starostwa. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu.

2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

1) zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazywania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa;

2) zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek;

3) zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności;

4) zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia;

5) zasada samokontroli obiegu – poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy.

3. Dowody zewnętrzne otrzymuje Sekretariat, który po zadekretowaniu przez Sekretarza, albo  Wicestarostę, albo Starostę przekazuje do właściwych wydziałów merytorycznych Starostwa, które dokonują ich sprawdzania pod względem merytorycznym i przekazują do Wydziału Finansowego.

4. Dokumenty dotyczące sprzedaży usług świadczonych przez wydziały merytoryczne Starostwa wystawione są przez pracowników tych wydziałów i dostarczane do Wydziału Finansowego.

 

 

CZĘŚĆ V

Obieg dokumentów stwierdzających wypłatę wynagrodzeń

 

    § 30.1. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania wypłaty wynagrodzeń są;

1) listy płac pracowników;

2) listy płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego;

3) listy płac wynagrodzeń pracowników za czas choroby;

4) listy dodatkowych wynagrodzeń;

5) listy wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, o dzieło, itp..

2. Listy płac sporządza pracownik Wydziału Finansowego właściwy merytorycznie wg zakresu czynności w jednym egzemplarzu, na podstawie odpowiednio sporządzonych (przez odpowiedzialnych za to pracowników jednostki) i sprawdzonych dowodów źródłowych wymienionych w § 7 pkt 3.

3.  Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

1)  okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie;

2) nazwisko i imię pracownika;

3) sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac;

4)  sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły;

5)  łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty;

4. Dowodami źródłowymi do sporządzania listy płac są:

1)  akt powołania lub wyboru;

2)  umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę;

3)  rozwiązanie umowy o pracę;

4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków służbowych, pisma określające wysokość nagród;

5) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych zatwierdzonych przez Starostę, albo Wicestarostę i zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych sporządzonych przez kierowników wydziałów merytorycznych, które są sprawdzone przez inspektora ds. organizacji i kadr pod względem merytorycznym,

6)  rachunek za wykonaną pracę;

7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia (np. urlopy bezpłatne, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, itp.);

8) wnioski o przystąpieniu do PPK, wnioski o rezygnacji z PPK.

5. Dokumenty, o których mowa w ust.4 pkt 1 - 5 oraz pkt 7 wystawia i rejestruje pracownik ds. organizacji i kadr na podstawie decyzji Starosty, albo Wicestarosty i następnie przekazuje je do Wydziału Finansowego. Dokumenty wymienione w ust. 4 pkt 6 oblicza pracownik Wydziału Finansowego wg zakresu czynności.

6. Dokumenty, o których mowa w ust.4 pkt 8 pracownik ds. organizacji i kadr rejestruje w programie „Kadry” w oparciu, o który w programie „Place” pracownik Wydziału Finansowego według zakresu czynności wylicza wpłatę do PPK dokonywaną ze środków uczestnika PPK pobieraną z jego wynagrodzenia oraz wpłatę do PPK finansowaną przez pracodawcę.

7. Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą sporządza w trzech egzemplarzach pracownik d/s organizacji i kadr z przeznaczeniem: oryginał – dla wykonawcy; pierwsza kopia – dla pracownika ds organizacji i kadr, który rejestruje umowę w rejestrze, druga kopia – jest przekazywana do Wydziału Finansowego.

8. Umowę o pracę zleconą podpisuje Starosta, albo Wicestarosta. Rachunki za wykonane prace zlecone potwierdza pod względem merytorycznym pracownik zlecający pracę. Podlegają one kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

9. Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, pracownik d/s organizacji i kadr przekazuje do Wydziału Finansowego nie później niż dwa dni przed terminem wypłaty za dany miesiąc (termin wypłaty wynagrodzeń został określony w Regulaminie Pracy Starostwa Powiatowego w Świeciu).

10. Lista płac powinna być podpisana przez:

1)  osobę sporządzającą – pracownika Wydziału Finansowego właściwego merytorycznie – wg zakresu czynności;

2)  pracownika d/s  organizacji i kadr (pod względem merytorycznym);

3) pracownika Wydziału Finansowego właściwego merytorycznie – księgową budżetu Powiatu (pod względem formalno-rachunkowym);

4) Starostę, albo Wicestarostę oraz Skarbnika Powiatu, albo Głównego Księgowego (osoby upoważnione do zatwierdzania wypłaty).

11. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 9, pracownik Wydziału Finansowego właściwy merytorycznie – wg zakresu czynności sporządza zestawienie wynagrodzeń netto.

12. Przelewy na rachunki bankowe dla pracowników wykonuje pracownik Wydziału Finansowego właściwy merytorycznie – księgowa do spraw płac.

13. Przed przekazaniem przelewów do banku  pracownik Wydziału Finansowego prowadzący ewidencję księgową w księgach budżetu Powiatu sprawdza zgodność  przelewów z listą wypłat.

14. Potwierdzone w wyciągu bankowym przez bank zrealizowanie przelewu, zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.

15. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.

16. Szczegółowe postanowienia w sprawie prowadzenia pracowniczego planu kapitałowego określa zawarta umowa z instytucją finansową zarządzająca PPK.

 

 

CZĘŚĆ VI

Obieg dokumentów w zakresie rozliczania wydatków poniesionych z własnej gotówki podlegających refundacji oraz przyjmowania wpłat gotówkowych i bezgotówkowych z tytułu dochodów

 

    § 31.1. W Starostwie Powiatowym w Świeciu nie stosuje się wypłaty zaliczek na realizację wydatków za dokonane zakupy.

2. Dopuszcza się możliwość zrealizowania zakupu z własnej gotówki, której zwrot może nastąpić po przedstawieniu oryginału dokumentu potwierdzającego zapłatę gotówką. Na odwrocie dokumentu należy umieścić opis, z którego będzie wynikało, że zapłata nastąpiła z własnej gotówki oraz należy wskazać numer rachunku bankowego, na który ma być wykonana refundacja poniesionego wydatku.

3. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika zrealizowanych z własnej gotówki podlega rozliczeniu nie później niż siedem dni od zakończenia podróży służbowej.

4. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik  załącza dokumenty ( rachunki ) potwierdzające poszczególne wydatki ( nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami), które stanowią podstawę do refundacji poniesionych wydatków.

 

     § 32.1. Podstawą do realizacji wpłaty gotówkowej lub bezgotówkowej ( wpłata za pomocą opłatomatu ) opłat za czynności wykonywane przez wydziały merytoryczne Starostwa Powiatowego w Świeciu są dokumenty wygenerowanie z systemów komputerowych na stanowiskach merytorycznych zaopatrzone w kody QR.

2. Wpłaty bezgotówkowe opłat geodezyjnych mogą być realizowane przez kontrahentów również za pośrednictwem platformy płatniczej PayByNet obsługiwanej przez Krajową Izbę Rozliczeniową.

3. Płatności dokonywane za pośrednictwem platformy PayByNet wpływają na rachunek bankowy Starostwa Powiatowego w Świeciu w dniu dokonania zapłaty przez kontrahenta.

 

 

CZĘŚĆ VII

Obieg dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług

 

    § 33.  Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania zakupu towarów i usług są:

1) faktura VAT – oryginał;

2) faktura korygująca – oryginał;

3) rachunek – oryginał;

4) nota korygująca – oryginał;

5) protokół reklamacyjny – kopia;

6) pro forma dowodu zakupu – oryginał – wezwanie do zapłaty;

7) dowód zwrotu – kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych).

 

    § 34.1.  W zakresie zlecania zamówień na zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych i robót inwestycyjnych obowiązuje w jednostce „Regulamin zamówień publicznych”.

2. Przygotowanie w tym zakresie dokumentacji leży w kompetencji każdego pracownika w ramach powierzonego zakresu czynności.

3. Pracownicy dokonujący zamówienia działają w porozumieniu z Sekretarzem i Skarbnikiem lub Głównym Księgowym.

4. Zamówienia zewnętrzne podpisuje Sekretarz, albo Wicestarosta, albo Starosta.

5. Rejestr udzielonych zamówień prowadzi pracownik Wydziału Współpracy i Zamówień Publicznych właściwy merytorycznie – wg zakresu czynności.

6. Rejestr winien zawierać nazwę zadania inwestycyjnego, rodzaju usługi lub dostawy, tryb udzielonego zamówienia, wybranego wykonawcę na jakim stanowisku znajduje się dokumentacja, a odnośnie robót inwestycyjnych także wartość zamówienia, termin realizacji oraz inne uwagi mające wpływ na wybór wykonawcy lub dostawcy (np. okres gwarancji, wydłużone terminy płatności).

7. Zakupy towarów i usług dokonywane są zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.  Zasady realizowania takich zakupów zostały określone w „Regulaminie zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu”

8. Umowa dostawy towarów i usług sporządzona jest na piśmie co najmniej w trzech egzemplarzach, z których: oryginał wraz z załącznikami przechowywany jest na stanowisku prowadzącym sprawy związane z zamówieniem dostawy towarów i usług wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu. Pierwszą kopię umowy otrzymuje Wydział Finansowy najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu, a drugą kopię umowy otrzymuje dostawca, wykonawca.

 

    § 35.1. Na fakturze dokumentującej zakup środka trwałego o wartości powyżej 10.000,00 zł upoważniony pracownik Wydziału Organizacyjnego, dokonujący takiego zakupu, wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego oraz osobę materialnie odpowiedzialną.

2. Na tej podstawie pracownik Wydziału Finansowego wg zakresu czynności sporządza w programie linii Progman „Majątek Web ” protokół przyjęcia środka trwałego (OT) w 2 egzemplarzach,  w których określa kwalifikację rodzajową środka trwałego i numer inwentarzowy, a następnie przekazuje dwa egzemplarze do podpisu wraz z naklejką z numerem inwentarzowym osobie materialnie odpowiedzialnej.

3. Jeden egzemplarz OT pozostaje u osoby materialnie odpowiedzialnej, drugi jest przeznaczony dla Wydziału Finansowego.

4. Osoba materialnie odpowiedzialna po otrzymaniu naklejki z numerem inwentarzowym jest zobowiązana oznakować środek trwały.

5. Dla tych środków trwałych ustala się następujący sposób znakowania: liczbę porządkową//symbol klasyfikacji środka trwałego - rok zakupu środka trwałego ( dwie ostatnie cyfry danego roku ) - symbol jednostki przy zastosowaniu skrótu SP.

 

    § 36.1. Na fakturze dokumentującej zakup pozostałych środków trwałych o wartości od 1.000,00 zł do 10.000,00 zł upoważniony pracownik Wydziału Organizacyjnego dokonujący takiego zakupu wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego oraz osobę materialnie odpowiedzialną.

2. Na tej podstawie pracownik Wydziału Finansowego wg zakresu czynności wprowadza pozostałe środki trwałe do ewidencji analitycznej w programie linii Progman „Majątek Web”, umarza je w 100% w momencie przyjęcia oraz nadaje numer inwentarzowy.

3. Dowód przyjęcia PN wystawia się w 2 egzemplarzach. Jeden egzemplarz wraz z naklejką z numerem inwentarzowym otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna, drugi egzemplarz pozostaje w Wydziale Finansowym.

4. Osoba materialnie odpowiedzialna po otrzymaniu naklejki z numerem inwentarzowym jest zobowiązana oznakować pozostałe środki trwałe.

5. Dla tych środków trwałych ustala się następujący sposób znakowania: liczbę porządkową - rok zakupu środka trwałego ( dwie ostatnie cyfry danego roku) - symbol jednostki przy zastosowaniu skrótu SP

 

§ 37.1.  Dla pozostałych składników majątkowych o wartości poniżej 1.000,00 zł. nie prowadzi się ewidencji ilościowej. Ich wartość w momencie zakupu księguje się bezpośrednio w koszty.

2. Do celów analizy stanu składników majątkowych o wartości poniżej 1.000,00 zł. i kontroli wewnętrznej przyjęcie ich zakupu prowadzi upoważniony pracownik Wydziału Organizacyjnego w programie komputerowym „Wyposażenie”.

 

    § 38.1. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do inwestycji prowadzonych w Starostwie Powiatowym w Świeciu, do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową.

2. Do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonywanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).

3. W.w. dokumenty są sprawdzane przez Kierownika Wydziału  Budownictwa i Ochrony Środowiska.

4. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:

1) faktury przejściowe wraz z dołączonym protokołem odbioru wykonywanych robót podpisanych przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartość robót wykonywanych w okresie rozliczeniowym; na fakturze Kierownik Wydziału Budownictwa i Ochrony Środowiska potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycje harmonogramu;

2) faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku;

3) dowód lub dowody „OT” – przyjęcia środka trwałego;

4) dowód lub dowody „PT” – przekazania – przejęcia środka trwałego.

 

    § 39.1.  Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku inwestycji obiektów majątku trwałego powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych.

2. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza Kierownik Wydziału  Budownictwa i Ochrony Środowiska lub inny pracownik tego wydziału wg zakresu czynności prowadzący całość zadania inwestycyjnego w trzech egzemplarzach i przekazuje:

1) oryginał – dla Wydziału Finansowego, najpóźniej w terminie czternastu dni od sporządzenia;

2) drugą kopię – dla pracownika odpowiedzialnego za przyjęty środek trwały lub obiekt;

3) trzecią kopię – dla pracownika prowadzącego dane zadanie inwestycyjne.

 

    § 40.1. Dowody „OT” sporządza pracownik Wydziału Finansowego wg zakresu czynności.

2. Dowody „OT’ stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych. W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dotyczącej danego środka trwałego np. przeznaczenie w przypadku budynku lub budowli, jego kubaturę, parametry techniczne, numery fabryczne, rok produkcji - w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.

 

    § 41. Dowody „OT” sporządza się w przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych wg procedury określonej w § 37 - § 39.

 

   § 42.1. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej itp. stanowi faktura z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji zawierającym adnotacje o miejscu przechowywania oraz celu  dla jakiego została sporządzona oraz kserokopię umowy na wykonanie dokumentacji.

2. Zlecenie usługi w zakresie opracowania dokumentacji winno odbywać się w trybie przepisów ustawy „Prawo zamówień publicznych”, wymaga bezwzględnie formy umowy  pisemnej określającej zakres opracowania, terminy wykonania, formę płatności, zakres odpowiedzialności wykonującego usługę oraz inne dane wg potrzeb Starostwa.

 

    § 43.  W celu prawidłowego obiegu dowodów księgowych potwierdzających fakt zakupu towarów i usług ustala się następujące zasady:

1) wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usługi, które nie wpływają do Sekretariatu Starostwa, powinny być składane w Wydziale Organizacyjnym; na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, pracownik Wydziału Organizacyjnego właściwy merytorycznie – wg zakresu czynności, na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je do rejestru dostaw i usług;

2) faktury gotówkowe, będące dowodem przy rozliczeniu zaliczek lub jednorazowych zakupów, należy zarejestrować w Wydziale Współpracy i Zamówień Publicznych najpóźniej w następnym dniu po dokonaniu zakupu lub rozliczeniu zaliczki;

3) wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług, które wpływają do Sekretariatu Starostwa, po dokonaniu wstępnej dekretacji przez Sekretarza, albo Wicestarostę, albo Starostę, trafiają w pierwszej kolejności do poszczególnych wydziałów merytorycznych w dniu, w którym wpłynęły do Sekretariatu. Po sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym wydziały merytoryczne przekazują je do Wydziału Finansowego – najpóźniej w następnym dniu od daty ich otrzymania;

4) zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz o partnerstwie publiczno-prywatnym istnieje możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej;

5) faktury przesłane drogą elektroniczną wymagają wydrukowania wraz z e-maillem w celu zidentyfikowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

 

    § 44. Kierownicy właściwych wydziałów merytorycznych ze względu na przedmiot zamówienia zobowiązani są do zatwierdzenia oryginałów dokumentów zakupu poprzez umieszczenie na ich odwrocie pieczęci lub zapisu odręcznego o następującej treści:

1) w przypadku dokumentów dotyczących wydatków inwestycyjnych: „.Zadanie inwestycyjne p.n. ........(usługa/robota wykonana zgodnie z umową/zleceniem Nr ..... z dnia .........Wydatek znajduje pokrycie w planie finansowym na rok ........., dział, rozdział, paragraf.”;

2) w przypadku dokumentów dotyczących wydatków bieżących:” faktura dot. ...........Wydatek znajduje pokrycie w planie finansowym na rok .......Zaksięgować w koszty jednostki w rozdziale .............. w paragrafie ................”;

3) na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym – potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na dokumentach zakupu i zatwierdzenia ich do zapłaty, pracownicy właściwi merytorycznie składają swój podpis i wpisują datę wykonania swych czynności.

 

   § 45.  Pracownik Wydziału Współpracy i Zamówień Publicznych właściwy merytorycznie do prowadzenia spraw zamówień publicznych umieszcza na dokumentach zakupu pieczęć lub zapis odręczny: „Zakup robót /usług dokonano zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych” art...... dnia .......... podpis pracownika”.

 

    § 46. Główny Księgowy w tym samym dniu po sprawdzeniu pod względem formalnym, a najpóźniej dnia następnego dekretuje dokumenty na poszczególne stanowiska pracy w Wydziale Finansowym w celu:

1)  sprawdzenia ich zgodności pod względem rachunkowym;

2) nadania dokumentom dekretacji, którą następnie zatwierdza Główny Księgowy, albo Skarbnik; dla usprawnienia stosuje się pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią;

3) sprawdzony dokument zakupu Wydział Finansowy przekazuje do zatwierdzenia do wypłaty Sekretarzowi, albo Wicestaroście, albo Staroście, nie później niż następnego dnia od daty jego otrzymania;

4)  po zatwierdzeniu do wypłaty przez złożenie podpisu przez Sekretarza, albo Wicestarostę, albo Starostę dokument musi być przekazany ponownie do Wydziału Finansowego niezwłocznie tak, aby nie spowodowało ono opóźnienia w dokonaniu zapłaty kontrahentowi.

 

   § 47.1.  Pracownicy Wydziału Finansowego odpowiedzialni za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich urządzeniach księgowych, zobowiązani są do ich ujęcia w zbiorach w porządku chronologicznym w miesiącu, którego dotyczą, jeżeli wpłyną one do Starostwa do 5-ego następnego miesiąca z wyjątkiem faktur VAT podlegających odliczeniu w JPK – V7 w danym miesiącu.

2. Po tym terminie wszystkie dokumenty zakupu będą ewidencjonowane w następnym miesiącu.

 

 

CZĘŚĆ VIII

Obieg dokumentów dotyczących sprzedaży towarów, materiałów i usług

 

   § 48.1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży towarów, materiałów i usług są::

1)  faktura VAT – kopia;

2)  faktura korygująca, nota korygująca –kopia;

3)  akt notarialny – potwierdzony za zgodność z oryginałem.

2. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce w cenach jednostkowych, w wartości lub stawce podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy – dokument korygujący (faktura korygująca) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki, które przekazuje:

1)  oryginał – kupującemu;

2)  pierwszą kopię – Wydziałowi Finansowemu, niezwłocznie po sporządzeniu;

3) drugą kopię pozostawia się w swoich aktach.

3. W przypadku innych błędów osoba wystawiająca dowód sprzedaży wystawia notę korygującą również w trzech egzemplarzach, przekazuje je jak wyżej.

 

    § 49.1. Zwrot kosztów prywatnych rozmów telefonicznych przeprowadzanych przez pracowników Starostwa, jednostek obcych korzystających z telefonu Starostwa oraz zwrot kosztów za media przez jednostki organizacyjne oraz podmioty wynajmujące pomieszczenia w budynku Starostwa dokonuje się na podstawie faktur sprzedaży, sporządzonych przez pracownika Wydziału Organizacyjnego według zakresu czynności

2.  Fakturę sporządza się w trzech egzemplarzach:

1)  oryginał – dla zobowiązanego do zapłaty;

2)  pierwsza kopia – pozostaje w Wydziale Finansowym w rejestrze VAT;

3)  druga kopia – pozostaje w Wydziale Finansowym w ewidencji dowodów księgowych.

 

    § 50.1.  Dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi jest protokół odbioru wykonanej usługi na podstawie zlecenia wykonania usługi.

2. Wykonanie usługi zlecają  pracownicy Starostwa, każdy w zakresie prowadzonych na swoim stanowisku  spraw, po uzgodnieniu ze Starostą.

3. Zlecenia na wykonanie jednorazowych czynności fizycznych nie wymagają umowy – sporządzane są na piśmie przez kierowników wydziałów merytorycznych i  przekazywane do realizacji do Wydziału Organizacyjnego.

4.  Zlecenie podpisuje Sekretarz.

5. W zależności od warunków płatności ustalonych w zleceniu, płatność następuje na podstawie faktur zakupu, na oryginale faktury zakupu osoba zlecająca potwierdza wykonanie pracy i przekazuje do Wydziału Organizacyjnego, który po sprawdzeniu przekazuje do Wydziału Finansowego.

6. Upoważniony pracownik Wydziału Finansowego dokonuje wypłaty (sporządza przelew bankowy) w oparciu o wyliczenia zawarte w fakturze zakupu.

7. W wypadku, gdy płatność następuje po zakończeniu okresu obowiązywania zlecenia – osoba zlecająca potwierdza wykonanie zlecenia na rachunku końcowym lub fakturze końcowej i przekazuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego dnia od daty otrzymania dokumentów do Wydziału Organizacyjnego, gdzie dokonuje się sprawdzenia pod względem merytorycznym.

8. Pracownik Wydziału Organizacyjnego przekazuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego dnia od daty otrzymania do Wydziału Finansowego, gdzie dokonuje się sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym i dekretacji.

9. Pracownik Wydziału Finansowego po zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego Księgowego, albo Skarbnika przekazuje dokument do zatwierdzenia do wypłaty do Sekretarza, albo Wicestarosty, albo Starosty nie później niż w ciągu dwóch dni od daty otrzymania z Wydziału Organizacyjnego.

10. Po zatwierdzeniu do wypłaty przez osoby upoważnione dokument jest przekazywany do Wydziału Finansowego tego samego dania w celu dokonania zapłaty.

11. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty pracownik, który zlecił usługę sporządza protokół reklamacyjny w trzech egzemplarzach, z których oryginał do czasu załatwienia reklamacji zatrzymuje na swoim stanowisku, a po załatwieniu reklamacji, decyzję o sposobie jej załatwienia przekazuje do Wydziału Organizacyjnego, który po sprawdzeniu przekazuje do Wydziału Finansowego.

12. W przypadku różnic stwierdzonych w wyniku ujawnienia wad w wykonaniu usług, obciążających Starostwo wymagana jest opinia radcy prawnego.

13. Pracownik zlecający wykonanie sporządza dokument rozliczeniowy w trzech egzemplarzach – obciążający wykonawcę lub koszty Starostwa w zależności od decyzji Starosty.

14. Przy obciążeniu wykonawcy – jedną kopię pozostawia na swoim stanowisku, drugą kopię przekazuje do Wydziału Organizacyjnego, który po sprawdzeniu przekazuje do Wydziału Finansowego, a oryginał przekazuje do wykonawcy.

15. W przypadku obciążenia Starostwa kosztami – oryginał dokumentu przekazuje się do Wydziału Organizacyjnego, który po sprawdzeniu przekazuje do Wydziału Finansowego, a kopię przekazuje do wykonawcy.

16. Przekazanie dokumentów do Wydziału Organizacyjnego i Wydziału Finansowego następuje niezwłocznie po sporządzeniu.

               

 

CZĘŚĆ IX

Obieg dokumentów dotyczących przyjęcia do ewidencji pozabilansowej zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, którym gospodaruje starosta oraz obieg dokumentów dotyczących przyjęcia do ewidencji bilansowej w księgach rachunkowych zasobu nieruchomości Mienia Powiatu

 

    § 51.1.  Dokumentem stanowiącym podstawę przyjęcia zasobu nieruchomości Skarbu Państwa do ewidencji pozabilansowej jest informacja z załączonym wykazem nieruchomości Skarbu Państwa zawierającym nazwę i numer dokumentu źródłowego stwierdzającego istnienie nieruchomości (np.: numer aktu notarialnego, numer decyzji administracyjnej lub numer księgi wieczystej), numer działki, położenie działki, wartość szacunkową działki ( wg. operatu szacunkowego sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego lub wg średniej ceny rynkowej wyliczonej na podstawie danych zawartych w operacie ewidencji gruntów i budynków.

2. Informację, o której mowa w ust. 1 sporządza pracownik Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami zatrudniony na stanowisku zajmującym się m.in. zasobem nieruchomości Skarbu Państwa i przekazuje do Wydziału Finansowego do pracownika prowadzącego ewidencję dochodów Skarbu Państwa w terminie do 20 następnego miesiąca po zakończeniu kwartału.

3. Informację dotyczącą jakichkolwiek zmian w zakresie stanu zasobu nieruchomości Skarbu Państwa sporządzają pracownicy Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami zatrudnieni na stanowiskach zajmujących się ewidencją gruntów i budynków i przekazują do pracownika zatrudnionego na stanowisku zajmującym się m.in. zasobem nieruchomości Skarbu Państwa do 10 następnego miesiąca po zakończeniu kwartału.

4. Dane dotyczące zasobu nieruchomości Skarbu Państwa ujęte w ewidencji pozabilansowej w księgach rachunkowych podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji polegającej na porównaniu na dzień 31 grudnia każdego roku zapisów księgowych  z dokumentami źródłowymi przyjętymi do ewidencji przez Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.

5. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 4 przeprowadza się do 15 stycznia następnego roku przy udziale pracownika Wydziału Finansowego prowadzącego ewidencję dochodów Skarbu Państwa i pracownika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami zatrudnionego na stanowisku zajmującym się m.in. zasobem nieruchomości Skarbu Państwa.

6. Wyniki z przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji zasobu nieruchomości Skarbu Państwa przekazuje się niezwłocznie do Wojewody Kujawsko-Pomorskiego.

7. Wyceny wartości działek przyjętych do zasobu Mienia Powiatu, które są ujmowane do ewidencji bilansowej w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób określony w ust. 1.

8. Wydział merytoryczny, tj. Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami  przekazuje niezwłocznie do Wydziału Finansowego dokumenty stanowiące podstawę do przyjęcia wartości działek obejmujących Mienie Powiatu oraz dokumenty zawierające wszelkie zmiany w wycenie wartości działek w celu dokonania zmian w ewidencji bilansowej w księgach rachunkowych.

9. Dane dotyczące zasobu nieruchomości obejmujących grunty Mienia Powiatu w ewidencji bilansowej w księgach rachunkowych podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji polegającej na porównaniu na dzień 31 grudnia każdego roku zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi przyjętymi do ewidencji przez Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.

10. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 9 przeprowadza się w terminie do 15 stycznia następnego roku przy udziale pracowników Wydziału Finansowego oraz Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.

 

 

CZĘŚĆ X

Obieg dokumentów dotyczących naliczania i przekazywania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

 

    § 52.  Podstawę naliczania corocznego odpisu podstawowego stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych w Starostwie Powiatowym w Świeciu (z wyłączeniem liczby zatrudnionych w Powiatowym Zespole do spraw Orzekania o Niepełnosprawności ), skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy w przeliczeniu na pełny etat.

 

    § 53.1. Fundusz zwiększa się o  6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

2. Zwiększenie funduszu  ustala się według liczby zatrudnionych osób posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności na etapie planowania wydatków do projektu budżetu w oparciu o dane dostępne pracodawcy w tym czasie.

3. Liczba zatrudnionych osób posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności  ustalona w celu naliczenia odpisu na ZFŚS na etapie planowania wydatków do projektu budżetu nie podlega korygowaniu w końcu roku kalendarzowego.

 

    § 54.1. Fundusz zwiększa się o  6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej.

2. Zwiększenie funduszu  ustala się według liczby emerytów posiadających ustalone prawo do emerytury oraz liczby rencistów mających ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy lub renty rodzinnej  na etapie planowania wydatków do projektu budżetu w oparciu o dane dostępne pracodawcy w tym czasie.

3. Liczba osób emerytów i rencistów ustalona w celu naliczenia odpisu na ZFŚS na etapie planowania wydatków do projektu budżetu nie podlega korygowaniu w końcu roku kalendarzowego.

 

    § 55.  Odpis podstawowy  na jednego zatrudnionego pracownika  w Powiatowym Zespole do spraw Orzekania o Niepełnosprawności oraz zwiększenie funduszu z tytułu odpisów fakultatywnych na każdą osobę zatrudnioną w Powiatowym Zespole do spraw Orzekania o Niepełnosprawności  oraz na każdego emeryta i rencistę mającego ustalone prawo do emerytury, renty ustala się odrębnie ze względu na finansowanie działalności  Zespołu z dotacji z budżetu Państwa według zasad określonych w § 53 - § 55.

 

   § 56.1. Wielkość planowanego przeciętnego zatrudnienia pracowników dla celów naliczenia obowiązkowych odpisów  oraz liczba osób emerytów i rencistów dla celów naliczenia fakultatywnych odpisów na ZFŚS w Starostwie Powiatowym w Świeciu ( z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ) ustala upoważniony pracownik do spraw organizacji kadr i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2. Wielkość skorygowanego planowanego przeciętnego zatrudnienia pracowników w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych dla celów naliczenia obowiązkowych odpisów na ZFŚS w Starostwie Powiatowym w Świeciu ( z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ) ustala upoważniony pracownik do spraw organizacji kadr i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

    § 57.1. Wielkość planowanego przeciętnego zatrudnienia  pracowników Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności dla celów naliczenia obowiązkowych odpisów na ZFŚS ustala  Przewodniczący Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

2. Wielkość skorygowanego planowanego przeciętnego zatrudnienia w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności dla celów naliczenia obowiązkowych odpisów na ZFŚS ustala Przewodniczący Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności i zatwierdza przez Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

 

    § 58.1. Wysokość planowanego obowiązkowego i  fakultatywnego odpisu na ZFŚS w Starostwie Powiatowym w Świeciu ( z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ) sporządza  główny księgowy Starostwa Powiatowego w Świeciu i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.

2. Wysokość skorygowanego w końcu roku kalendarzowego planowanego obowiązkowego i  fakultatywnego odpisu na ZFŚS w Starostwie Powiatowym w Świeciu ( z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ) sporządza główny księgowy Starostwa Powiatowego w Świeciu i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia.

 

    § 59.1. Wysokość planowanego obowiązkowego i fakultatywnego odpisu na ZFŚS pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ustala  Przewodniczący Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 8 do niniejszego zarządzenia.

2. Wysokość skorygowanego w końcu roku kalendarzowego planowanego obowiązkowego i fakultatywnego odpisu na ZFŚS  pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności ustala Przewodniczący Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności i zatwierdza Starosta Świecki na wzorze formularza stanowiącego załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia

 

    § 60.1. Kwotę stanowiącą co najmniej 75% planowanych odpisów podstawowych i fakultatywnych przekazuje się  na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 31 maja danego roku kalendarzowego.

2. Kwotę stanowiącą 25% planowanych odpisów podstawowych i fakultatywnych przekazuje się na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września danego roku kalendarzowego.

3. Różnica między kwotą odpisu na ZFŚS przekazaną, a należną  podlega przekazaniu na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS najpóźniej do 31 grudnia danego roku kalendarzowego.

4. Kwota nadpłaty z tytułu planowanych odpisów na ZFŚS  podlega zwrotowi na rachunek bankowy wydatków Starostwa Powiatowego w Świeciu najpóźniej do 31 grudnia danego roku kalendarzowego.

 

 

CZĘŚĆ XI

Obieg dokumentów dotyczących udzielonych dotacji

 

    § 61.1. Dotacje mogą być udzielane jednostkom sektora finansów publicznych oraz podmiotom spoza sektora finansów publicznych np. stowarzyszeniom, fundacjom itp.

2. Dotacje udzielane z budżetu Powiatu Świeckiego są wydatkami podlegającymi szczególnym zasadom rozliczania i kontroli.

 

    § 62.1.  Dotacje udzielane ze środków publicznych w ramach budżetu Powiatu podlegają kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej.

2. Kontrola jest realizowana przez pracowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych Powiatu Świeckiego, które zgodnie z planem finansowym są  realizatorem budżetu w zakresie udzielonej dotacji.

3. Fakt dokonania kontroli merytorycznej dotacji udzielonych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które są ujęte w planie finansowym budżetu do realizacji przez Wydział Współpracy i Zamówień Publicznych potwierdzają podpisem pracownicy tego wydziału  odpowiedzialni za rozliczenie i kontrolę dotacji na dokumencie „Informacja o rozliczeniu dotacji przekazanej z budżetu Powiatu Świeckiego na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie” stanowiącym załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.

4. „Informacja o rozliczeniu dotacji przekazanej z budżetu Powiatu Świeckiego na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie” zatwierdzona przez Głównego księgowego i Starostę lub osobę upoważnioną przez Starostę stanowi podstawę do ujęcia rozliczenia dotacji w księgach rachunkowych.

5. Fakt dokonania kontroli merytorycznej dotacji udzielonych z budżetu Powiatu Świeckiego na podstawie odrębnych ustaw, które są ujęte w planie finansowym budżetu do realizacji przez jednostki organizacyjne Powiatu Świeckiego pracownicy tych jednostek odpowiedzialni za rozliczenie i kontrole tych dotacji potwierdzają na piśmie, w którym informują o sprawdzeniu udzielonej dotacji pod względem merytorycznym.

6. Pismo zawierające informację, o której mowa w ust. 5, podpisane przez dyrektora jednostki organizacyjnej  stanowi podstawę do ujęcia rozliczenia dotacji w księgach rachunkowych po umieszczeniu dekretacji zgodnie z przyjętym planem kont zawartym w Polityce Rachunkowości przez pracownika Wydziału Finansowego odpowiedzialnego za  sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowym.

 

    § 63. Szczegółowe postanowienia w zakresie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego zostały uregulowane w odrębnym Zarządzeniu Starosty Świeckiego w sprawie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego.

 

 

CZĘŚĆ XII

Kontrola dowodów księgowych

 

    § 64.1 Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed  zrealizowaniem i zaksięgowaniem.

2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:

1)  merytorycznym, co polega w szczególności na sprawdzeniu;

a)  czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

b)  czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

c) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,

d) czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp.,

e) czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. : czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie), czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

f) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie,

g) czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,

h) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem, z przepisami ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki.

2)  formalno – rachunkowym, co polega w szczególności na sprawdzeniu;

a)  czy dokument wystawiony został w sposób technicznie prawidłowy,

b)  czy dokument zawiera wszystkie elementy prawidłowego dowodu księgowego,

c)  czy dane liczbowe zawarte w dokumencie nie zawierają błędów arytmetycznych,

d) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami   stron biorących udział w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowane upoważnienia,

e)  czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym, tj. czy dowód opatrzony jest w klauzulę o dokonaniu tej kontroli oraz, czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych,

f)  czy dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą, czy w sposób prawidłowy dokonano przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia).

 

     § 65.1. Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej.

2. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter tego zdarzenia gospodarczego, to niezbędnym jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie takie winno być zamieszczone na odwrocie dokumentu.

3. Nie powinno się opisywać faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących na przedniej stronie dokumentu., z wyjątkiem numeru identyfikacji wewnętrznej dokumentu.

4. Kontrola merytoryczna powinna być dokonywana przez osoby do tego upoważnione przez kierownika jednostki. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów finansowo-księgowych zawiera załącznik Nr 11 do niniejszego zarządzenia.

 

    § 66.1.  Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i rachunkowe.

2. Kontrolujący jako dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę zatwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę przeprowadzenia kontroli, opatrując klauzulę pieczątką imienną i własnym podpisem.

3. Do kontrolującego należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenia klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie oraz zadbanie o to, ażeby dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione.

4. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych zawiera załącznik Nr 12 do niniejszego zarządzenia.

5. Do kontrolującego pod względem formalno-rachunkowych należy dekretacja dokumentu zgodnie z przyjętym w Starostwie Powiatowym w Świeciu planem kont zawartym w Polityce Rachunkowości.

6. Kontrola formalno-rachunkowa powinna być przeprowadzona przez osoby do tego upoważnione. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno–rachunkowej dokumentów finansowo-księgowych zawiera załącznik Nr 13 do niniejszego zarządzenia.

 

    § 67.  Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, w jak najkrótszym czasie od ich zaistnienia, tj. od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

 

   § 68.  Ponieważ poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu, kontrola winna obejmować także przestrzeganie obowiązujących zasad obiegu dowodów księgowych wymienionych w § 30  ust. 2.

 

    § 69.1.  Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu.

2. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do zaksięgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.

 

    § 70.   Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w § 5 ust. 1 pkt 10 - 11.

 

    § 71.1.  Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.

3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

1) segregacja dokumentów;

2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów;

3) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).

4.  Segregacja dokumentów polega na :

1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią);

2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje, itp.);

3)  kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).

5. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki, ustalony w zakresie obowiązków. W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód wrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia.

6.  Właściwa dekretacja polega na:

1)  nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane;

2)  umieszczeniu na dokumentach adnotacji;

a)  na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany,

b)  do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć,

3)  wskazania sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych,

4) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych),

5) po podpisaniu przez Głównego Księgowego , a w przypadku dekretacji na podstawie wystawionych PK- polecenie księgowania i WB- zestawienie dekretacji wyciągu bankowego podpisaniu przez  pracownika Wydziału Finansowego wg zakresu czynności.

7. Dla usprawnienia  pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.

8. Dopuszcza się sporządzanie dekretacji na wystawionych poleceniach księgowania i wyciągach bankowych w programie komputerowym pod warunkiem, że spełniają wymogi określone w przepisach prawnych.

 

 

Część XIII

Postanowienia końcowe

 

    § 72.1.  Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z niniejszą instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

2. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 14 do niniejszego zarządzenia.

 

    §  73.  Traci moc Zarządzenie Starosty Świeckiego Nr 109/22 z dnia 29 grudnia 2022 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu.

 

     § 74. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do ksiąg rachunkowych od 21 listopada 2023 r.

 

 

Starosta 

Barbara Studzińska