Zarządzenie Nr 57/20 Starosty Świeckiego z dnia 28 września 2020 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu
Na podstawie art. 40 ust. 1, art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869[1]) art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.[2]) zarządzam, co następuje:
Część I
Postanowienia ogólne
§1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.
§2.1. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.
- Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze.
- W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§3.1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze w stosunku do, których wskazana jest wzmożona kontrola.
- W Starostwie Powiatowym w Świeciu do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
1) arkusze spisu z natury – ewidencję prowadzi główny księgowy,
2) karty drogowe – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego,
3) prawo jazdy – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
4) dowód rejestracyjny – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
5) świadectwo kwalifikacji – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
6) pozwolenie czasowe – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
7) karta pojazdu – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
8) znaki legalizacji na tablice rejestracyjne – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
9) nalepka kontrolna na tablice rejestracyjne – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,
10) tablice rejestracyjne- ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji.
§ 4.1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
- Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
1) przyjęciu ponumerowanych druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania.
- Nie podlegają ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania dowody wpłaty i wypłaty bezgotówkowe wygenerowane i ponumerowane przez system komputerowy „Kasa” w Powiatowym Zespole do Spraw orzekania o niepełnosprawności.
§ 5.1. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są pracownicy prowadzący ich ewidencję.
- Sekretarz Powiatu jako osoba odpowiedzialna za prawidłową gospodarkę majątkiem trwałym powiatu jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
Część II
Postanowienia szczegółowe
§ 6.1. Arkusze spisu z natury, które wypełniane są ręcznie, również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, główny księgowy nadaje kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.
- Arkusze spisu z natury składników majątkowych o wartości od 1.000,00 zł, wygenerowane w systemie komputerowym „Wyposażenie” posiadają numery nadane przez system komputerowy, które należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Finansowym.
§ 7.1. Karty drogowe ponumerowane należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Organizacyjnym.
- Zapotrzebowanie na druki kart drogowych składa się w drukarni.
§ 8. Druki wymienione w § 3 ust.2 pkt 3 – 10 należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i Dróg.
§ 9. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.
§ 10. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb (duża ilość druków) dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia .
§ 11. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ….. stron, słownie….., kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Starosty Powiatu oraz Głównego Księgowego Starostwa lub Skarbnika Powiatu.
§ 12. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
1) dla przychodu – przyjęcie i ocechowanie druków na podstawie faktur zakupu,
ewentualnie dowodu przyjęcia;
2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby pobierającej druki.
§ 13.1. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.
- Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.
§ 14.1. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy.
- Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis datę dokonania tej czynności (art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
§ 15. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.
§ 16. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły likwidacji oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania, zapotrzebowania itp. należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
§ 17.1. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji, „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
- Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
§ 18.1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.
- Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania.
- W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
§ 19. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym.
§ 20. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków.
§ 21. W przypadku stwierdzenia zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
1) sporządzić protokół zaginięcia,
2) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.
§22. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania
powinny zawierać następujące dane:
1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości
egzemplarzy w każdym komplecie druków,
2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria,
3) datę zaginięcia druków,
4) okoliczności zaginięcia druków,
5) miejsce zaginięcia druków,
6) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.
§ 23. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§ 24.1. Druki, które utraciły swoją aktualność, druki uszkodzone, błędnie wypisane podlegają likwidacji.
- Kierownik wydziału merytorycznego zwraca się do Starosty z wnioskiem o powołanie, w zaproponowanym przez siebie składzie, komisji kwalifikującej druki ścisłego zarachowania do likwidacji. W skład komisji wchodzą trzy osoby. W skład komisji nie może wchodzić osoba odpowiedzialna za ewidencję druków. Zadaniem komisji jest dokonanie przeglądu druków ścisłego zarachowania przeznaczonych do likwidacji i sporządzenie ich spisu, który powinien uwzględniać: liczbę porządkową, symbol druku, nazwę druku, ilość przeznaczonych do likwidacji egzemplarzy oraz powód likwidacji. Wszyscy członkowie komisji podpisują protokół. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
- Po zatwierdzeniu protokołu przez Starostę, druki zakwalifikowane do likwidacji są przez komisję likwidacyjną fizycznie uszkadzane w sposób uniemożliwiający ich dalsze wykorzystanie. Fizycznej likwidacji dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i spalenie lub przekazanie na makulaturę.
- Oryginał protokołu jest przekazywany do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Część III
Postanowienia końcowe
§ 25.1. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z niniejszą instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
- Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 26. Traci moc Zarządzenie Starosty Świeckiego Nr 220/18 z dnia 3 stycznia 2018 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu.
§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 października 2020 r.
STAROSTA
Barbara Studzińska
[1] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 2245; z 2019 r. poz. 1649; z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695, 1175.
[2] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz.1495, 1571, 1680; z 2020 r. poz. 568.
| ||
| ||
|
