Zarządzenie nr 89/20 Starosty Świeckiego z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia zasad postępowania w związku z nagrywaniem i transmisją obrad Rady Powiatu Świeckiego oraz dalszym udostępnianiem nagrań.
Na podstawie art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.2020.920 t.j.), w związku z art. 24 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2018 r.) zarządza się co następuje:
§ 1. Wprowadzam w Starostwie Powiatowym w Świeciu zasady postępowania w związku z nagrywaniem i transmisją obrad Rady Powiatu Świeckiego oraz dalszym udostępnianiem nagrań.
§ 2. 1. Obrady Rady Powiatu Świeckiego, odbywają się w Świeciu przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, sala 315, w przypadkach szczególnych, obrady rady, mogą odbyć się w innych miejscach do tego przystosowanych ze szczególnym uwzględnieniem możliwości zastosowania zabezpieczeń organizacyjnych oraz technicznych z zakresu ochrony danych.
2. Sesje rady od strony organizacyjnej przygotowuje i obsługuje Biuro Rady Powiatu, a transmisje z obrad sesji od strony technicznej przygotowują i obsługują informatycy Starostwa Powiatowego.
3. Transmisja z obrad Rady Powiatu odbywa się na podstawie art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r o samorządzie powiatowym, obejmuje przekaz obrazu i dźwięku. Utrwalone nagrania z obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem http://bip.csw.pl/, zakładka „Transmisja Sesji Rady” oraz na stronie internetowej powiatu pod adresem https://www.csw.pl/, zakładka „eSesja Rady Powiatu”.
4. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z publikacją nagrań z obrad Rady Powiatu w Internecie jest zawieszana przy drzwiach wejściowych do pomieszczenia, w którym odbywa się sesja rady, na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Powiatu Świeckiego oraz jest wyświetlana na ścianie z wykorzystaniem rzutnika przed rozpoczęciem obrad sesji Rady Powiatu. Przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku, nie wymaga zgody osób aktywnie uczestniczących w sesji, gdyż przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest niezbędność takiego działania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), w związku z realizacją zasady dostępu do informacji publicznej.
5. Obrady rady są transmitowane w oryginalnym brzmieniu, natomiast nagrania publikowane na stronach internetowych powiatu są dostępne w wersji po dokonaniu procesu anonimizacji lub pseudonimizacji danych osobowych, jeśli nagranie tego wymaga. W przypadku ujawnienia danych osobowych, zwłaszcza zaliczanych do szczególnych kategorii danych osobowych zgodnie z art. 9 i 10 RODO (tj. np. danych o zdrowiu, danych o karalności), osoby odpowiedzialne za obsługę obrad są odpowiedzialne za wskazanie fragmentów sesji, które mają zostać zanonimizowane lub poddane pseudonimizacji. W przypadku wątpliwości co do anonimizacji danych, należy skonsultować się z Inspektorem Ochrony Danych. Za fizyczną anonimizację i pseudonimizację nagrań z posiedzeń sesji rady odpowiadają Informatycy Starostwa.
6. Na sali obrad wyznacza się sektor dla publiczności (obserwatorzy, osoby fizyczne niebiorące aktywnie udziału w sesji). Kamerę filmującą plan ogólny należy ustawić w taki sposób, aby obejmowała swoim zasięgiem jedynie prezydium rady, radnych, mównicę oraz ewentualnie inne osoby pełniące funkcje publiczne. Nie należy filmować sektora dla publiczności.
7. Kamerę rejestrującą osoby przemawiające należy ustawiać w taki sposób, aby swoim obiektywem była ukierunkowana jedynie na osobę aktualnie przemawiającą, ewentualnie pokazywała grupę radnych, w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko ujęcia osób z publiczności, a ewentualne pojawiające się wizerunki osób fizycznych miały charakter incydentalny.
8. W trakcie przerw obrad rady transmisja jest zawieszona w taki sposób, aby nie transmitować aktualnego obrazu oraz dźwięku z sali obrad.
9. Nagrania sesji Rady Powiatu, które zostały przygotowane po 26 września 2020 r. podlegają procesowi dodania transkrypcji do nagrania.
10. Nagrania z sesji rady po dokonaniu procesu anonimizacji lub pseudonimizacji, które są umieszczone na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej powiatu są przechowywane na serwerach Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz na serwerach firmy zewnętrznej MWC Sp. z o.o, ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, z którą zawarto umowę na powierzenie przetwarzania danych osobowych.
11. Nagrania z sesji rady powiatu będą publikowane na stronach internetowych powiatu przez cały okres trwania aktualnej kadencji rady, a po tym czasie, materiał będzie usuwany ze stron internetowych powiatu, a nagrania w wersji oryginalnej będą przechowywane na serwerach oraz na zewnętrznych nośnikach w biurze informatyków starostwa jeszcze przez okres kolejnej kadencji rady.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta
Barbra Studzińska
